Gestión del Documento

Convert + share

Optimizar su flujo de trabajo de documentos

Convert + share ofrece funciones que son todo lo eficaces y que son fáciles de usar. Se eliminan los procesos de trabajo manuales y se optimiza su flujo de trabajo de documentos, por ejemplo, mediante el escaneo de documentos como .docx o .xlsx y enviarlos directamente desde un dispositivo multifuncional a archivos de Windows, direcciones de correo electrónico, Google Docs, Telekom Nube, Evernote o Microsoft SharePoint. Eso le ahorra tiempo y esfuerzo - y le permite concentrarse en cosas más importantes.

¿Sabías? convert + share es un complemento perfecto para store + find, la solución de gestión de documentos electrónicos DEVELOP que pone fin a pilas de papel.

store + find

Gestión de documentos electrónicos

En muchas empresas los documentos y la información todavía termina en cajas, archivos o armarios. A largo plazo, esto no sólo ocupa espacio, pero para buscar documentos específicos también ocupa un tiempo valioso. A veces incluso los documentos pueden perderse. ¿Administración eficiente?

ineo connector apps

A medida que más y más empresas cambian a servicios en la nube para lograr una mayor agilidad, flexibilidad y movilidad de los trabajadores, se ha vuelto crítico un problema de conectividad: ¿Pueden los trabajadores conectar convenientemente un dispositivo multifuncional para imprimir documentos o escanear a un smartphone o tablet mediante una servicio basado en la nube? Como la respuesta a menudo ha sido que no, DEVELOP ahora ofrece tres aplicaciones de conectores ineo para resolver este problema de conectividad.

Document Suite

La forma más fácil de mejorar los flujos de trabajo de documentos

DEVELOP Document Suite es una plataforma de lectura fácil de usar y una herramienta de software basada en el escritorio que ahorra a los usuarios de la oficina tiempo y esfuerzo en la realización de las tareas rutinarias de crear, organizar, combinar, buscar y convertir archivos PDF u otros formatos de datos. La plataforma de exploración permite la captura de documentos fácil, conversión y enrutamiento desde los dispositivos multifuncionales DEVELOP ineo. El software de administración de escritorio ayuda a manejar documentos PDF y otros archivos.

Principales características

  • La información de los documentos impresos pueden ser escaneados, capturados y convertidos, indexados y almacenados en los formatos de archivos electrónicos apropiados y enviados a ubicaciones directamente desde un dispositivo multifuncional ineo
  • Los archivos se pueden convertir fácilmente en diferentes formatos, e incluso realizar búsquedas, directamente desde el escritorio gracias al motor de OCR del software.
  • Dependiendo del tipo de documento, el usuario puede definir un flujo de trabajo personalizado (incluyendo escanear a los destinos, formato de conversión y las instrucciones de encaminamiento) que se pueden ejecutar directamente desde una impresora multifuncional ineo
  • Los documentos PDF y otros archivos de documentos se pueden editar, modificar, darles securidad desde el escritorio del PC, para mejorar la colaboración en los documentos y agilizar los procesos de comunicación.

Ventajas

  • Ideal para pequeñas y medianas empresas que buscan estructurar los contenidos, crear flujos de trabajo de documentos y gestión de documentos, o una herramienta de gestión de escritorio
  • Ahorro de tiempo a través de la conversión automática de archivos PDF a casi cualquier formato de archivo de documentos (MS Office):
    o Documentos se pueden seguir utilizando en sus formatos originales que no se altere su fuente
    o Creación de PPT de aspecto profesional u otros archivos PDF a partir de originales
  • Fácil creación de menús de escaneo personalizados y normales en un dispositivo multifuncional para que cada usuario cuenta con una pantalla táctil personalizado y puede modificar el menú de exploración en cualquier momento y sin soporte de TI - en todos los dispositivos multifuncionales
  • Flujo de trabajo sencillo para el escenario de ""un botón"" presentación y conversión de documentos
  • Ahorro de tiempo y de dinero enormes y una mayor eficiencia gracias a la racionalización de documentos y colaboración entre flujos de trabajo y procesos documentales.
  • Solución integral que es fácil de instalar, entender y operar

  • Personal Scan

Entrega perfecta de los documentos escaneados*

En las empresas donde los documentos con frecuencia se necesitan digitalizados y enviados a varios destinos; por ejemplo, empresas de logística, una solución sencilla para la entrega de los documentos escaneados pueden valer su peso en oro. Después de todo, cada paso que evitar ahorra tiempo y aumenta la eficiencia del flujo de trabajo.

Una solución eficaz es, naturalmente, una que puede ser implementada en el sistema de impresión multifuncional ineo.

Personal Scan es una solución de este tipo. Esta pequeña solución, basada en un servidor-
aplicación hace que sea posible el escaneo conveniente a cualquier destino del Directorio Activo de Windows. En este directorio los usuarios pueden ver las carpetas que están autorizadas a utilizar y pueden tener  acceso a su libreta de direcciones. Las ventajas son evidentes: los documentos pueden ser escaneados y enviados al destinatario sin el riesgo de errores de entrada ya se ha seleccionado todas las direcciones directamente desde la libreta de direcciones. Otros beneficios de Scan Personal incluyen gran relación calidad-precio y facilidad de uso.

Descripción

Personal Scan es una pequeña aplicación que te permite reenviar documentos escaneados de forma rápida y fácilmente a cualquier destino que aparece en el Active Directory de Windows - y que a partir de cualquier sistema de impresión DEVELOP multifuntctional con Open API, una interfaz de programa específica DEVELOP. Una vez usted mismo ha autenticado correctamente en el dispositivo, puede acceder a su libreta de direcciones a través de Active Directory de Windows, así como todos los directorios que usted haya autorizado el acceso.

Ventajas para el usuario

  • Escaneao y entrega de documentos extraídos de Active Directory:
  • Reducción de la tasa de error: No necesita introducir manualmente las direcciones necesarias
  • Ahorro de tiempo: cada usuario tiene acceso a su propia libreta de direcciones y directorios

Los usuarios no son los únicos en beneficiarse de Scan Personal. Esta aplicación basada en servidor también ofrece a los administradores de red varios beneficios - además de la instalación y un mantenimiento sencillo.

Beneficios para el administrador

  • Ahorro de tiempo a través de la administración centralizada de usuarios y derechos de usuario: El administrador define qué directorios se puede acceder a qué usuarios, autoriza el acceso a los directorios correspondientes, y se pueden actualizar fácilmente y eficientemente las libretas de direcciones a través de Active Directory
  • El control de volumen de almacenamiento mediante la determinación de valores de digitalización: el administrador puede predefinir el tipo de archivo, la resolución de escaneado e incluso decidir si desea escanear en color o en b/n.

* En cualquier sistema de impresión ineo con Open-API.

Personal Share

Línea directa entre MFP y Microsoft SharePoint

Para las empresas que trabajan en diferentes sitios o en proyectos específicos, Microsoft SharePoint hace tiempo que ha demostrado ser una herramienta eficaz: cuando se trata de intercambio de documentos de información y procesamiento, ya no es necesario ir alrededor de las casas, ya que todos los usuarios implicados tener un punto directo de acceso - ahora del sistema multifuncional, también.

Microsoft SharePoint es hasta la fecha beneficioso y sin complicaciones. Sólo el proceso de presentación de los documentos escaneados a las bibliotecas de SharePoint mantuvo una reminiscencia de una carrera de obstáculos. Hasta ahora, parecía que la única manera de conseguirlo era ir a través de un PC, con numerosos clics. Pero se acabó Personal Share de DEVELOP permite al usuario enviar documentos directamente desde la MFP a cualquier destino de SharePoint, deshacerse de la administración superflua de un plumazo.

Descripción

Personal Share establece un vínculo directo entre la MS SharePoint y el sistema multifuncional DEVELOP. Después de la autenticación en el sistema, los documentos se pueden escanear directamente en la carpeta de proyectos relevantes que pertenece a la instalación de SharePoint. Igualmente, todos los ajustes se pueden configurar en la pantalla del multifunción: ya sea nombrando el documento, seleccione el destino de escaneo u otros ajustes detallados. El camino inverso también es posible con Personal Share. Por lo tanto, los documentos se puede acceder e imprimir desde el entorno de SharePoint en el propio multifunción. Los usuarios autenticados tienen acceso inmediato a sus carpetas de proyectos, y la función de vista previa integrada ayuda cuando se trata de seleccionar el documento correcto. Después de eso, todos los ajustes de impresión pueden ser convenientemente configurados en el sistema y  el trabajo de impresión empieza.

Ventajas

  • El uso eficiente de MS SharePoint
    Ahórrese el esfuerzo de enviar documentos al escritorio de su PC  y escanee directamente a su proyecto de SharePoint. Corta varios pasos manuales y así ahorras  mucho tiempo.
  • La independencia de la infraestructura de IT
    Personal Share hace un uso eficiente de los recursos disponibles de IT. Se puede instalar en el mismo servidor done está instalado MS SharePoint. No hay necesidad de nuevas inversiones y los gastos de administración son bajos.
  • Una ventaja para el medio ambiente
    La vista previa de documentos integrados en la pantalla multifunción le permite buscar en la primera página del documento antes de imprimir. Eso te da una visión rápida y también le ayuda a evitar el duplicado o impresiones incorrectas.